شرح وظایف کارکنان مالی پخش مویرگی
.
شرح وظایف تحصیلدار
مراجعه به بانک ها جهت وصول چکهای صادره (تنخواه گردان ، حقوق ، …) یا جابجایی و وصول چک های دریافت شده از مشتریان شرکت
حمل بسته ها ، نامه ها و سایر لوازم از شرکت جهت اشخاص و بالعکس
دریافت مطالبات اسناد دریافتنی ، قرار داد ها و … از مشتریان یا سایر اشخاص
دریافت وجه نقد و چک از بانک یا بالعکس
پیگیری امورمربوط به سازمان تامین اجتماعی جهت کارکنان
مراجعه به ادارات ، سازمان ها و سایر شرکت ها ، بمنظور پیگیری و انجام امور اداری شرکت
انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی
انجام کلیه امور محوله صرفا بر اساس روشهای مدون ، آئیننامه ها ، دستور العمل های تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روش های لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روش های موجود ، استعلام موضوع از مقام مسئول مافوق خود قبل از هر گونه اقدام اجرائی
نگهداری و حفظ کلیه اقلام دریافت شده تا زمان تحویل به مراجع تعیین شده یا ارجاع به مسئول مربوطه
ارسال کلیه نامه ها و بسته های تحویل شده به شرکت یا اشخاص تعیین شده در زمان معین
تحویل کلیه مرسولات و بسته های پستی به دفاتر و ادرات پست و ارائه رسید مربوط به مسئول تنخواه گردان پس از اخذ تایید مدیر اداری
دریافت کلیه چک ها اوراق بهادر و سایر مدارک اعلام شده از سوی مدیریت از اشخاص تعیین شده
واگذاری چک ها و وجوه نقد دریافت شده توسط امور اداری ، به بانک یا به سایر اشخاص اعلام شده
ارتباط تلفنی مستمر و منظم با مدیر امور اداری یا سایر پرسنل ( با توجه با نوع کار محول شده ) از خارج شرکت
مراجعه دوره ای به شعبه یا کارگزاری های سازمان تامین اجتماعی بمنظور تمدید یا صدور دفترچه های درمان یا سایر امور مرتبط بیمه کارکنان
مربوط به پرداخت حق بیمه ماهانه کارکنان شرکت به سازمان تامین اجتماعی یا سایر سازمان های بیمه ای مرتبط با شرکت
انجام امور اداری مرتبط با مدیران ارشد شرکت
مراجعه به وزارت بازرگانی و سایر مراجع مرتبط جهت انجام امور مربوط به ثبت سفارشات خارجی
مراجعه به شرکت ها و ادارات جهت پیگیری و انجام امور درخواست شده توسط واحد بازرگانی و فروش
انجام سایر وظایفی که در چهارچوب مسئولیتهای تعیین شده محول میگردد
ارتباط و همکاری با واحد های تابعه امور مالی و طرف حسابهای شرکت
شرح وظایف کارکنان مالی پخش مویرگی
شرح وظایف مدیر امور مالی
- برنامه ریزی و کنترل اقالم بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های تراز نامه و سود و زیان و صورت منابع و مصارف واحد های
مختلف - ارزیابی عملکرد واحد ها با توجه به بررسیها و نتایج گزارش های مالی و ارائه گزارش برای مقام مافوق
- ارزیابی مستمر سیستم ها ، روش ها و فرضهای مرتبط با امور مالی و اعالم نقاط قوت و ضعف روش های اجرایی موجود
و ارائه پیشنهادات اصالحی - انجام وظیفه بعنوان عامل کنترلی بر اساس شرح وظایف مصوب و دستور العمل های درون سازمان منطبق با استاندارد
های حسابداری - تنظیم گزارشات مالی عنداالقتضا
- برنامه ریزی بمنظور حسابرسی ضمنی و پایان سال واحد های مختلف بمنظور حسن انجام کار بر اساس صالحدید مقام
مافوق - عضویت و شرکت در جلسات کمیته وام ، معامالت و سایر کمیته ها یا جلسات یا سمینارهای داخلی یا خارجی شرکت به
تشخیص مد یریت شرکت - برنامه ریزی و اجرای طرح های مصوب مزایای کارکنان تحت مدیریتی همگام با ضرورت های شر کت
- تشخیص و تامین نیازهای آموزشی وتخصصی کارکنان تحت مدیریتی همگام با ضرورتهای شرکت
- سازماندهی و جابجایی پست های درون اسازمانی یاتغییر شرح شغل کارکنان امور مالی ، با توجه به نیاز های امور مالی
شرکت و توانایی های کارکنان - تشخیص نیاز و اعزام کارکنان به ماموریت های مورد نیاز حسب مورد
- تصویب هرنوع گزارش از جمله گزارشات دریافت و پرداخت و اموال و صحت و سقم دفاتر قانونی
- برنامه ریزی ، هدایت و هماهنگی و کنترل فعالیتهای مالی شرکت در چهار چوب مقررات ، قوانین ، آئین نامه ها ودستور
العملهای مصوب و ایجاد هماهنگی برای انجام وظایف محوله و درون سازمانی و سایر ذینفعان مجاز به بهره برداری از
اطالعات مالی و ایجاد بخشها و دوایر یا رده های متعدد در حیطه مسئولیت ، برای تحصیل اهداف امور مالی .تدوین
ضوابط ارتقاء کارکنان امور مالی - مشارکت در برنامه ریزی و ارائه پیشنهادات و سیاست های اعتباری ووصول مطالبات ونظارت بر حسن اجرای آنها
- اعمال مدیریت بر وجوه نقد و سایر دارائیهای پولی و تامین وجوه نقد در مواقع ضروری
- گهداری سوابق و مدارک مالی ، کنترل فعالیتهای مالی ، مشخص کردن انحرافات از عملکرد کارامد و طرح ریزی شده
همچنین اعمال مدیریت در پرداخت حقوق و دستمزد ، امور مالیاتی موجودیها ، دارائیهای ثابت و عملیات کامپیوتری - برنامه ریزی و سازمان دهی بمنظور انجام وظایف مختلف امور مالی شرکت
- تهیه و تنظیم خط مشی ها ، دستور العمل ها ، روشها و رویه های مالی و تهیه و طراحی فرم های مورد نیاز ، بمنظور
ایجاد هماهنگی در انجام امور مالی واحد های مختلف - تصمیم گیری واعالم نظر نهایی در موارد پیدایش اختالف نظر بین واحد های تابعه
- دریافت گزارش های مالی از واحد ها ، پروژه ها و سایر مدیریت ها و بررسی و اظهار نظر بر آنها و تحلیل مغایرته
- اعمال نظارت و کنترل بمنظور حسن اجرای قوانین ، مقررات ، دستور العمل ها و بخشنامه های مالی در واحد های مالی در
واحد های مختلف - طبقه بندی حسابها – و در صورت نیاز – طبقه بندی گروه کاالها و کدینگ مربوط به موجودیها و انبار ، بر اساس سیستم
های مکانیزه و پیشنهاد تایید تغییر یا تهیه سیستم های نرم افزاری بصورت سفارشی یا پکیج - نظارت و کنترل بمنظور حفظ و نگهداری اموال و دارائیهای شرکت
- برنامه ریزی بمنظور انجام تجزیه و تحلیل های ترازنامه و سود و زیان و صورت منابع و مصارف واحد های مختلف
شرح وظایف سرپرست حسابداری
- کنترل حساب مشتریان و انجام تعدیلات لازم ، پیگیری تسویه با بدهکاران
- همکاری در عملیات بستن حسابهای پایان دوره مالی
- کنترل و نظارت برحسن اجرای شرح وظایف پرسنل حسابداری ، کنترل صحت مدارک ضمیمه اسناد حسابداری
- کنترل محاسبات دریافت ها و پرداخت ها
- صحت سرفصل (کد) آرتیکل های اسناد حسابداری صادره
- هماهنگی و همکاری با حسابرسان شرکت بمنظور شفاف سازی و رفع ابهام از حسابها و اسناد و ارتقاء کیفی گزارشات ارائه شده توسط آنها
- ارائه گزارش و اعلام بموقع هر گونه محدودیت در انجام امور محوله و یا هرگونه نقطه ضعف در روشهای اجرائی ، بهمراه پیشنهادات اصلاحی ، به مدیر مالی
- انجام کلیه امور محوله صرفا برا اساس روشهای مدرن ، آئین نامه ها و دستور العملهای تصویب شده و در صورت عدم دسترسی به روشهای لازم در زمینه های مورد نظر یا تشخیص ضرورت تعدیل روشهای موجود استعلام موضوع از مدیر مالی قبل از هر گونه اقدام اجرایی
- صدور درخواست پرداخت از طریق حساب های بانکی یا تنخواه گردان ، جهت تایید مدیر مالی و تصویب مدیریت – در صورت لزوم – پس از اطمینان از کفایت مدارک و مستندات مربوطه و کنترل مانده ها و سوابق قبلی
- پیگیری جهت تسویه حساب پرداخت ها ، قرار دادها و سایر بدهی ها و مطالبات شرکت
- تهیه نسخه پشتیبانی از سیستمهای مکانیزه در اختیار بر روی دیسکهای کامپیوتری بصورت روزانه و نگهداری آنها در محل امن ، پس از اطمینان از صحت فایل های اطلاعاتی موجود بر روی آنها
- ثبت ضمانت نامه ها و سپرده های شرکت نزد اشخاص و پیگیری وصول آنها در موعد مقرر
- نگهداری و راهبری سیستم های مکانیزه حسابداری و صندوق و حقوق و دستمزد و سایر سیستمهای نرم افزاری مورد نیاز بر حسب مورد و ثبت روزانه اطلاعات لازم در انها
- ارتباط با بانک های طرف حساب شرکت
- کنترل اصالت قانونی مستندات پیوست سند حسابداری و صحت مبالغ و عدم قلم خوردگی و مخدوش بودن آنها و تطبیق پرداختها با قوانین داخلی شرکت و استانداردها و رویه های موجود
- کنترل سر فصل حسابها در کلیه سطوح آرتیکل های موجود در اسناد از نظر انطباق حساب با مدارک ضمیمه و موضوع سند و استانداردها و رویه های حسابداری و قوانین شرکت
- کنترل صحت محاسبات مربوط به دریافت ها و پرداخت های شرکت
- کنترل مدارک و مستندات ضمیمه اسناد از نظر کفایت مدارک و صحت محاسبات ، جمع تعدادی و ریالی فاکتور ها ، کفایت تایید کنندگان و…
- تایید و امضا اسناد پس از انجام کلیه کنترل های لازم
- کنترل گردش حسابها و مانده آنها واعلام مواردمشکوک یااشتباهات به مدیر مالی جهت پیگیری یا صدور اسناد اصلاحی
- کنترل دوره ای حسابهای باز نظیر پیش دریافت ها و پیش پرداخت ها ، حسابها و اسناد دریافتنی و پرداختنی ، بمنظور تسویه حساب یا انجام ثبت های لازم
- پیگیری تسویه حسابهای تنخواه گردانها در پایان دوره مالی یادر سایر مقاطع اعلام شده از سوی مدیر مالی
- پیگیری و گزارش اشتباهات موجود در حساب ها از نقطه نظر سر فصل و کدینگ حسابها و اقدام در جهت اصلا ح اشتباهات
- نظارت بر ثبت بموقع دفاتر قانونی (روزنامه و کل ) براساس اسناد قطعی شده حسابداری یا خلاصه اسناد حسابداری تهیه شده از سیستم کامپیوتری ، مطابق آئین نامه ثبت و نگهداری دفاتر قانونی مصوب وزارت امور اقتصادی و دارایی
- کنترل و تطبیق هر نوع پرداخت ، با سوابق قبلی ( مانده بدهی یا بستانکاری قبلی)
- کنترل قراردادهای شرکت با واحد های مختلف و اشخاص یا شرکت های ثالث در هر مرحله از پرداخت و تایید پیشرفت کار آنها
شرح وظایف حسابداری فروش
- اخذ و نگهداری یك نسخه از کليه قراردادها و اقدامات الزم جهت اجرای مفاد بندهای مربوطه به امور مالی
- اخذ گزارش انجام اقدامات مربوط به قرارداد با توجه به مفاد آن از طرف واحد فروش واجرایی و مسئول ارسال به واحدد
مالی اداری بر اساس دستورالعمل مربوطه - صدوردرخواست به موقع وجه در ارتباط با تعهدات شرکت نسبت به دیگران( درخصوص قراردادهای خرید خدمات
ونصب) - کنترل انجام بندهای مختلف قرارداد از نظر زمانی و ریالی و…
- تسویه کامل کليه قراردادهای پایان یافته
- کنترل پرداخت ماليات و حقوق دولتی قراردادها
- اخذ ضمانت های حسن انجام کار
- ایجاد ارتباط با پرسنل واحد فروش درارتباط با قراردادها
- تهيه ليست قراردادها پرداختهای انجام شده جهت اطلاع مدیریت
- ثبت اسناد فروش بر اساس فاکتورهای صادره
- تعيين ميزان بدهی مشتریان
- ثبت اسناد پيش دریافتهای انجام شده بر اساس دستورالعمل صادره
- ارتباط با خزانه داری شرکت در جهت تحویل وجوه و اسناد به خزانه داری
- لحاظ نمودن و اعالم جهت عوارض ارزش افزوده لحاظ شده فاکتورهای فروش
- ثبت تخفيفات لحاظ شده از فاکتورهای فروش
- پيگيری مطالبات فروش
- دریافت برگه های برگشت از فروش وثبت سند حسابداری مربوطه و لحاظ نمودن برگشت از عوارض آن
- تهيه گزارشات فروش سه ماهه ارزش افزوده وفروش فصلی به دارایی
- تهيه گزارشات فروش با توجه به دستورالعمل مربوطه