● قبل از بستن هر دوره مالی وظیفه تیم مدیریت و حسابدارن شرکت کنترل و صحت اطلاعات و اماده سازی اطلاعات قابل انتقال به دوره بعدی خواهد بود.
● در این جزوه قصد داریم با تهیه مقدمات لازم در یک دوره آزمایشی ،آمادگی بستن دوره را ایجاد وهمراه شما با دقت و درست اطلاعات مالی را به دوره بعدی یا سال مالی جدید انتقال دهیم.
نكات بسیار مهم : * حتما از sql 2014 و بالاتراستفاده نمایید . * آخرین ورژن برنامه را از سایت بخش دانلودها دریافت نمایید.
1- لطفا از گرفتن نسخه پشتیبان قبل از شروع دوره بستن و بعد از اتمام مراحل (قبل از بستن دوره ) اطمینان کامل حاصل نمایید.
2- از صحت موارد زیر اطمینان حاصل نمایید معمولا این موارد ناقص انجام داده می شود .
الف- فاکتوری زده شده و جنس آن بیرون نرفته باشد.
ب- خروجی که مجموع فاکتورهای آن زده شده و بار خارج نشده و در انبار کالا جدا نگردیده(برای این كار لطفا از گزارشات مدیریت ، خروجی فاکتور استفاده کنید) مطمئن شوید همه خروجی‌ها از انبار خارج و تعیین تکلیف شده اند.
پ- انبار گردانی به صورت دقیق انجام نشده باشد. لطفا حتما بادقت و درست و با کنترل انبار گردانی نمایید ( درصورتی که حجم انبار شما زیاد است می توانید گروهی کالاها را شمارش کنید. مثلا اول گروه کالا های نوشیدنی – کوکا کولا) اگر در طول سال طرف حسابی به نام کسورات و اضافات دارید که مغایرت‌ها را با آن طرف حساب ثبت نموده‌اید حتما قبل از بستن دوره صفر نمایید.
ث- تعیین وضعیت کالاهای غیرفعال ( که تمایل ندارید در دوره جدید بیاید )
ج- تعیین تکلیف برای مشتریانی که غیر فعال هستند و دوست ندارید در دوره جدید اسامی انها باشد.
* نکته در اخرین مرحله بستن دوره هم بصورت انتخابی می توانید مشتریان و کالاهای که در دوره بعد تمایل دارید انها نباشند را انتخاب نمایید(مواظب باشید مانده نداشته باشند)
د- تعیین وضعیت مطالبات مشکوک الوصول و لا وصول به دو روش
1-ثبت با هزینه مطالبات لاوصول
برای این کار لطفا در تعاریف ——-هزینه ای را ثبت کنید.میتوانید یک طرف حساب با نام مطالبات مشکوک الوصول ثبت نموده و همه افراد مشکوک الوصول را با ثبت طرف حساب به طرف حساب انجام دهید و اوقت رقم را به سال جدید برده یا در اخر دوره به هزینه بزنید. عکس همین رابطه را برای بستانکارانی که مانده شان را میخواهید صفر کنید میتونید بزنید با نام درامد – مطالبات بخشیده شده
ذ- ممکن است چکی از چکهای دریافتی براتی شما (نزد بانک چکهای براتی و درجریان وصول همین امروز وصول شده باشد
(مغایرت بانکها ) کامل بررسی نشده باشد و چکهای براتی (نزد بانکها وصولی درست نخورده باشد) . این موارد را چک کنید لطفا
موجودی فعلی بانکها را چک نمایید با توجه به ساعت گرفتن موجودی و چکهای خوابانده شده به حساب و کارمزدها
3-موجودی صندوق‌ها ی سیستم را با واقعیت پول در شرکت را چک نمائید.
نکته : تنخواه گردانها را می توانید صفر نمایید. قبل از بستن دوره
4-کنترل کامل دفتر کل – بدهکاران و بستانکان هم تجاری هم سایر پس از تایید چاب به صورت کاغذی لطفا
5-چاپ وعده های فاکتورALT + W به تفکیک ویزیتور یا مسیر (با ترتیب نام طرف حساب) چاب شود . پس از اعمال اخرین تغییرات.
6-در قسمت ثبت هزینه ها، هزینه‌های زیر را ثبت نمایید:
1.هزینه های مالی /عملیاتی – هزینه ذخیره مالیات
2.هزینه های مالی –ذخیره هزینه های پرداخت نشده
3.هزینه های مالی – سود و زیان جاری شرکاء
● بایستی این هزینه ها را قبل از بستن دوره در صورت صلاحدید و داشتن ثبت نمایید تا رقم سود و زیان قابل تقسیم سال دقیق تر باشد.
● در مورد1 – ثبت ذخیره مالیات در سرمایه ،سرمایه‌ای به نام ذخیره مالیات 97 ثبت نمایید و رقم مورد نظر رادر ثبت سرمایه به شیوه زیر وارد نمایید.در این مثال ما 100 هزار را به عنوان ذخیره مالیات از سود کسر نموده‌ایم.
در قسمت ثبت هزینه‌ها هزینه‌های زیر را ثبت نمایید:
1.هزینه های استهلاک – استهلاک ساختمان
2.هزینه های استهلاک – استهلاک تاسیسات
3.هزینه های استهلاک – استهلاک وسائط نقلیه
4.هزینه های استهلاک – استهلاک اثاثه و منصوبات
5.در قسمت عملیات حسابداری – اموال – جدید و به شیوه عکس روبرو
● استهلاک وسائل نقلیه و تاسیات و اثاثه را هم به همین ترتیب میتونید ثبت نمایید.
درامدهای مالی – افزایش ارزش اموال /ساختمان /وسائل نقلیه
نکته : معمولا در شرکت‌ها هر چند سال (5سال)یکبار اموال را مجددا ارزیابی و به قیمت روز می‌کنند که این امر باعث افزایش موجودی اموال می شود در این صورت کافیه شما درامد به نام ارزش اموال ثبت نموده و طرف حساب موقتی هم به همین نام داشته باشد و سپس درامد را نسیه به طرف حساب ثبت نمایید.(عکس سمت چپ)
در مرحله بعد ثبت افزایش اموال را زده و به صورت نسیه ثبت نمایید .(عکس سمت راست)
● در این شرایط حتما بایستی موجودی انبارتان را اصلاح یعنی کالا باموجودی منفی و یا کالا با جمع صفر را اصلاح نمایید.
● با کلیک روی موجودی انبار و انتخاب کلید F9 اتوماتیك اصلاح كنید. حتما بدانید موجودی ریالی شما قبل و بعد از اصلاح چقدر است و چقدر تغییر کرده است.
برای تقسیم سود دوره به دو شیوه در برنامه میشه عمل کرد:
1-شیوه اتوماتیک: که در این شیوه نرم افزار برای شما سود و زیان را نمایش و شما نسبت هر یک از شرکاء را تعیین می‌فرمایید همانند نمونه فیلم
7-انتخاب نام برای سال مالی جدید
8-كلیک روی سرمایه و تقسیم سود
9-چاب تراز اختتامیه سال جاری قبل از بستن دوره
10-غیر فعال کردن مشتریان غیر فعال و کالاهای غیر فعال قبل از بستن دوره
11-بستن دوره مالی و کنترل حسابها و تراز افتتاحیه ( اول دوره ) قبل از انجام عملیات جدید در سال جدید
2-شیوه دستی: در تعاریف هزینه‌ها و سرمایه زیر را تعریف کنید
● هزینه های مالی – سود و زیان جاری98
● سرمایه : جاری شرکاء – سود وزیان جاری 98
● سپس افزایش سرمایه را بزنید با نسیه به مبلغ سهم هر شریک و در هزینه،هزینه سود و زیان جاری 98 را انتخاب کنید.
● برای بستن دوره ممکن است به ثبت این طرف حسابها در سیستم نیاز داشته باشید:
1.هزینه های مالی یا فروش – هزینه مطالبات مشکوک الوصول
2.هزینه های مالی – کاهش ارزش موجودی محصولات
3.هزینه های مالی – سود و زیان جاری
4.هزینه های مالی –ذخیره هزینه های پرداخت نشده
5.هزینه های مالی – کسورات و اضافات صندوق
6.هزینه های استهلاک – استهلاک ساختمان
7.هزینه های استهلاک – استهلاک تاسیسات
8.هزینه های استهلاک – استهلاک وسائط نقلیه
9.هزینه های استهلاک – استهلاک اثاثه و منصوبات
10.درامدهای مالی – افزایش ارزش اموال /ساختمان /وسائط نقلیه
11.درامد: درامدهای مالی – درامد مطالبات بخشیده شده
12.سرمایه: جاری شرکاء – سود وزیان جاری 98
خدای تعالی بخش را سپاس می‌گوییم که سال قبل را با تمام فراز و فرودها و چالش‌ها سرفرازانه پشت‌سر گذاشته و توفیق ورود به سال نو با اراده و رویکردی نو را به ما عطا فرمود. آرزومندم سال نو شاهد رشد و شکوفایی هرچه بیشتر و بهتر مجموعه باشیم که شکوفایی مجموعه افتخار ارائه خدماتی بهتر و شایسته و درخور شما بزرگواران را در پی خواهدداشت. اینجانب به نمایندگی تیم زرین ضمن تبریک سال نو به شما بزرگواران از خدواند منان توفیق ، سربلندی و پیروزی شما را خواهانم. بابت 14 سال همراهی از شما ممنونیم.
